Att hålla årsmöte

Det vanliga är att hålla årsmöte i en lokal, men årsmöten kan hållas på många olika sätt.

På denna sida ger vi lite olika exempel. Ibland får man kombinera flera olika sätt för att alla ska kunna vara med.

På en fysisk plats – Passar bra om medlemmarna bor nära och kan ta sig till platsen. Ger möjlighet att träffas och ha det trevligt tillsammans.

Digitalt årsmöte – Passar bra om medlemmarna bor långt borta eller har svårt att ta sig till en fysisk plats. Bör undvikas om medlemmar saknar datorer.

Per telefon – Passar bra om medlemmarna saknar datorer. Bör undvikas om medlemmar har svårt att höra, förstå eller tala tydligt.

Så här kan man rösta – Tänk noga igenom hur ni ska rösta om årsmötet inte gillar styrelsens förslag till beslut.

Årsmöte på en fysisk plats

Välj en plats som fungerar för era medlemmar.

Om ni väljer att vara ute, behöver ni noga förbereda alla förslag i förväg så att det inte tar längre tid än nödvändigt. Ta till exempel fram ett förslag på justerare redan innan mötet, ifall ingen anmäler sig frivilligt. Ha all information tillgänglig om någon ställer en fråga.

Om ni är inne, tänk på att lokalen måste fungera för alla medlemmar.

Fundera över möjligheterna att delta på distans om det är någon medlem som inte kan närvara, till exempel genom telefon med högtalarfunktion.

Digitalt årsmöte

Det finns flera gratis plattformar för digitala möten. Studieförbundet Vuxenskolan har gjort en sammanställning.

Om du behöver information om hur man schemalägger och bjuder in så har företagen själva ofta bra manualer för hur man gör. Ett exempel är Microsoft Teams manual. Afasiförbundet har hållit i ett par träffar om hur man schemalägger och bjuder in till Teamsmöten. Hör av er om ni vill ha våra manualer eller en utbildning.

Vi har också tagit fram en checklista för att säkerställa att mötet funkar för personer med afasi eller språkstörning/DLD. Tänk på att det kan vara svårt att hänga med på digitala möten. Tala tydligt och lugnt. Säkerställ att alla kan göra sin röst hörd. För vissa fungerar det bra att skriva i chatten eller att räcka upp en digital hand. För andra är det lättast att räcka upp sin verkliga hand eller tala rakt ut.

Tänk igenom hur ni ska rösta. Om det är få deltagare kan man ofta se alla och då kan man använda sig av handuppräckning. Acklamation, det vill säga att man säger ”ja”, vid det förslag man gillar, funkar sällan i digitala verktyg då de ofta minskar ljudet från de deltagare som för tillfället inte pratar. Läs mer om hur man kan rösta längre ned på sidan.

Öva genom att genomföra ett provmöte i styrelsen.

Telefonmöte

Telefonmöte kan vara bra om medlemmar saknar dator och har svårt att ta sig till en fysisk plats. Tänk på att det kan vara svårt för dem som inte hör så bra, behöver se ansiktet på den som pratar eller själva har svårt att tala tydligt.

Det finns flera tjänster för att hålla telefonmöten. En som är gratis är www.freeconferencecall.com/sv.

Var noga med att tala om vem som pratar, tala lugnt och tydligt. Säkerställ att alla kan göra sin röst hörd. Den som leder mötet behöver regelbundet kolla att alla hänger med, då det annars kan vara svårt att veta när man inte ser varandras ansikten. Vanligtvis röstar man genom acklamation, men om någon begär sluten votering så behöver ni ha tänkt ut hur ni ska genomföra det valet. Läs mer om hur man kan rösta här nedan.

Öva genom att genomföra ett provmöte med styrelsen.

Att rösta när man inte ses fysiskt

I de flesta punkter på dagordningen har styrelsen ett förslag till beslut. Om inga motförslag presenteras kan man bara gå vidare till nästa punkt. Men om ett motförslag presenteras så behöver man kunna rösta om det.

Acklamation – säga ja
På ett fysiskt möte brukar man rösta genom acklamation, det vill säga man säger ”ja” vid det förslag man gillar mest. På många digitala plattformar är detta svårt, då de ofta drar ned ljudet för de personer som inte pratar för tillfället.

Handuppräckning
Vid digitala möten finns ofta en digital hand som man kan markera när man röstar. Om man är få, och mötesordföranden kan se alla deltagare så kan man också räcka upp sin fysiska hand.

Öppen votering
Vid digitala möten och telefonmöten kan man ha en öppen votering, det vill säga alla deltagare talar om vilket förslag de röstar för och sedan räknar ordförande ihop vilket som fick flest röster.

Sluten votering
Om någon begär sluten votering, det vill säga att man röstar anonymt, kan man använda sig av ett digitalt röstningsverktyg som heter www.mentimeter.com. Ett annat alternativ är att använda sig av ett enkätverktyg, som till exempel https://sv.surveymonkey.com/.

Förbered er noga innan mötet så att ni snabbt kan ordna en sluten omröstning om det skulle behövas. Säkerställ att alla förstår hur tjänsten fungerar.

Så fort en majoritet av deltagarna röstat för ett av förslagen har man fått ett beslut. Det kallas per capsulam.

Signera årsmöteshandlingar digitalt

Om man inte har möjlighet att träffas för att signera protokoll kan man signera digitalt på bland annat https://signera.ebox.nu/.

Du laddar upp dokumentet på sidan, signerar med ditt BankID och sparar ned dokumentet som nu har en notering om att du har signerat det. Sedan skickar du det dokumentet vidare till nästa person som gör samma sak.